Recursos

En todo proyecto de desarrollo de un Huerto Urbano debemos considerar la gestión de los recursos limitantes tanto durante la planificación como, una vez en marcha, el manejo del mismo. Entre los recursos más limitantes podemos incluir el suelo, ya sea por espacio disponible como por tipo y calidad del mismo; el agua; la biodiversidad, tanto agrícola como fauna y flora accesorias beneficiosas; la luz y, por supuesto, las personas que participan en el proyecto.

En este apartado desarrollaremos cada uno de estos recursos con más detalle conforme el proyecto avanza.


Personas

Los grupos de personas numerosos son difíciles de gestionar y hacer que realmente trabajen como un equipo. Para evitar el solapamiento de tareas y permitir que todos los participantes sepan qué se está haciendo y qué pueden hacer hemos adoptado y adaptado un sistema de gestión de tareas estilo kanban basado en un tablero físico junto al Huerto y su versión digital sobre la aplicación Trello.

El tablero Kanban es un método desarrollado por Toyota para la gestión del conocimiento, tareas y procesos. Los sistemas Kanban se suelen adaptar a las necesidades específicas de cada empresa, proyecto o desarrollador, pero se basan en unos principios básicos:
  1. Visualiza tu flujo de trabajo.
  2. Limita el número de tareas en marcha.
  3. Gestiona el flujo de trabajo monitorizando, midiendo e informando periódicamente.
  4. Estabiliza y racionaliza los procesos.
  5. Todo lo que no contribuya a la creación de valor para el grupo debe ser eliminado o cambiado
  6. Ajusta con precisión la productividad (en nuestro caso sería ajustar el número de tareas que se completan en el tiempo estimado).

Reglas adaptadas para la gestión de las tareas en el Huerto Docente de Ciencias


  • Para facilitar la gestión de tareas vamos a implementar un sistema físico en un tablero localizado en el cuarto de herramientas sincronizado con una aplicación web y móvil (Trello).
  • Este tablero estará dividido en columnas donde cada columna representa un estadio o fase de la tarea. Las columnas disponibles serán “Ideas”, “Pendiente”, “En marcha”, , “Revisión” y “Terminadas”.
  • Las tareas se representan como etiquetas (Post-it) conteniendo la tarea, instrucciones (si es necesario), nombre de quién la asume y tiempo dedicado a su desarrollo.
  • Cualquier participante puede sugerir nuevas tareas en cualquier momento. La tarea debe ser añadida a la columna “Ideas” en el panel físico o en la aplicación web (Trello). La tarea quedará pendiente hasta que sea aceptada para su desarrollo en una reunión o por uno de los vigilantes. Las tareas no aceptadas en reuniones serán eliminadas del tablero.
  • Un vigilante será una persona asignada durante un tiempo limitado a monitorizar el flujo de trabajo a través del tablero. Puede haber más de una persona asignada con este papel y se deben respetar los cambios de turno para que todo el mundo asuma este papel en algún momento.
  • Las etiquetas seleccionadas en la columna “Ideas” pasarán a la segunda columna, “Pendientes”, pero nunca en un número superior al límite establecido en esa columna/sección.
  • Los límites de tareas en cada columna se discutirán y modificarán durante las reuniones de coordinación y seguimiento para ajustar el flujo óptimo de trabajo.
  • Cualquier participante con las competencias adecuadas puede coger una etiqueta de la segunda columna (“Pendientes”) y asumir la tarea siempre que haya espacio libre en la tercera columna, “En marcha”. En ese momento anotará su nombre (iniciales o marca), la fecha y la hora en la que la asume, y la moverá a la tercera columna.
  • Una tarea compleja puede ser asumida o asignada a varias personas y todas anotarán su nombre y el tiempo dedicado a la tarea para estimar el coste de horas de trabajo conjunto.
  • Una vez finalizada una tarea se moverá su etiqueta a la cuarta columna, “Revisión”, si se piensa que es necesario discutir los resultados con otros participantes o en la próxima reunión, o a la última columna, “Terminadas” si no requiere más atención. En ese momento anotarán la fecha y hora de finalización y el tiempo total invertido (en horas).
  • Cada cierto tiempo, durante una reunión de coordinación, el tablero será revisado, analizando las tareas terminadas y el tiempo invertido en ellas. Se discutirán los motivos por lo que ciertas tareas no son asumidas por los participantes y los límites de tareas asignados a cada fase (columna). Cualquier participante podrá comentar los detalles específicos de tareas que haya o esté realizando para poder optimizar el flujo de trabajo.
  • Cualquier punto de los anteriores está sujeto a discusión y se esperan sugerencias de mejora al sistema, en su totalidad o en parte.


Para ampliar información, existen distintas soluciones software y aplicaciones móviles para gestión de tableros Kanban. Nosotros hemos adoptado Trello, con una versión reflejo digital de la versión física y que genera automáticamente un calendario de tareas programadas.

Otras opciones incluyen



Para un revisión de estos sistemas con comentarios os recomendamos:

Y para ampliar sobre los sistemas de gestión de personas, tareas y procesos:


1 comentario:

  1. Mila23 de marzo de 2018, 17:14

    Hi,
    I hope you like our educational series on Personal Kanban - https://flow-e.com/personal-kanban/

    Would love to hear your opinion.

    Cheers,
    Mila

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